Agents aan het werk.
Echte omgevingen, geen demo. Per case: wat er speelde, welke agents en apps we bouwden, hoe zelfstandig ze werken en wat het oplevert.
Kies een case.
KIKIBy Kiki Vakantieverhuur23 agents3 FTE bespaard Vakantieverhuur via alle grote portals en eigen websites, gerund door een eigen team van agents en een eigen CRM. Lees de case → AJAXAjax E-commerceMerkbewaking1 FTE bespaard Elke ochtend de prijsontwikkeling, voorraad en namaak van het nieuwe adidas-tenue op een rij. Lees de case → EvyEvy Finance & controlVolledig zelfstandig1–2 FTE bespaard Een volledig zelfstandige finance- en business controller, voor elke organisatie in de zakelijke dienstverlening. Lees de case → ● HAMER
CLUBHamerclub Bouw & renovatie4 talen1–2 FTE bespaard Een agent met eigen apps die de bouwplaats regelt: planning, uren en vragen in elke taal, plus een klantportaal. Lees de case →
KIKICase 01 · Vakantieverhuur
By Kiki: vakantieverhuur, gerund door 23 agents.
By Kiki verhuurt vakantiehuizen in Noorwegen, op Curaçao en in Oostenrijk, via meer dan tien kanalen. Eigen omgeving, eigen agents.
Bekijk www.bykiki.com ↗Boekingen, prijzen en eigenaren liepen via losse systemen. Elke boeking van een nieuw kanaal betekende overtypen, prijzen gelijkzetten per kanaal en eigenaren apart op de hoogte brengen.
Een eigen CRM met een agent-app, een eigenarenportaal en een eigen website per huis. Daarin houden 23 agents de portals, de agenda's, de gasten, de eigenaren en de financiën bij. Alles wat gevolgen heeft, gaat eerst langs de eigenaar.
Boekingen van alle portals staan zonder handwerk in Guesty, prijzen lopen overal gelijk, gasten krijgen dag en nacht antwoord en elke ochtend ligt er één overzicht met wat aandacht nodig heeft. Besparing: 3 FTE.
Wat de agents voor By Kiki doen
Zo ziet het eruit
De portalen
Het CRM
De agents en hoe zelfstandig ze werken
| Agent | Wat hij doet | Systemen | Zelfstandigheid |
|---|---|---|---|
| Landy | Landfolk: aanvragen tijdelijk dicht in de agenda, bevestigde boekingen zelf als reservering, prijzen gelijk aan Guesty | Landfolk, Guesty | Regisseur |
| Nicy | Nice2stay-boekingen zelf in Guesty, met de juiste opbouw van huur, korting en commissie | Nice2stay, Guesty | Regisseur |
| Alpy | Leest het eigenarenportaal van de Oostenrijkse partner, blokkeert de agenda en doet prijsvoorstellen | Partnerportaal, Guesty | Uitvoerder |
| Mini | Vindt vrije gaten die te kort zijn om te boeken en verlaagt na akkoord de minimale verblijfsduur | Guesty | Uitvoerder |
| Whappy | Vaste WhatsApp-berichten aan eigenaren bij boekingen en seizoensmomenten, met een noodrem | WhatsApp, Guesty | Uitvoerder |
| Posty | Koppelt mail aan de juiste klant en zet facturen als bon klaar in Finance | Gmail, CRM | Uitvoerder |
| Marky | SEO en AI-vindbaarheid: werkt de websites automatisch bij onder de motorkap en rapporteert elke week | Websites, Google, AI-assistenten | Uitvoerder |
| Kiki | Controleert elke dag prijzen, regels en kanalen, zoals een gast ze ziet | Guesty, Landfolk, Nice2stay | Signaleerder |
| Fiscus | Houdt de bank, doorstortingen en open posten bij en meldt afwijkingen | Jortt, Stripe | Signaleerder |
En nog veertien andere agents, onder andere voor de agenda's, de mailboxen, het weer en de stroom bij de huizen, en de marktradar.
Extra apps die we ontwikkelden
Ajax: elke dag zicht op het nieuwe tenue.
Een radar voor de adidas-collectie van Ajax, seizoen 2026/27: prijsontwikkeling, voorraad, namaak en vindbaarheid, elke ochtend in één rapport.
Het nieuwe tenue wordt via veel kanalen verkocht, en ook als namaak aangeboden. Er was geen dagelijks overzicht van hoe prijzen, kortingen en voorraad zich ontwikkelen, en van de namaak.
Een radar die elke dag de markt verkent: hoe de prijzen van de artikelen zich ontwikkelen bij de officiële verkopers, en welke namaakaanbieders actief zijn. De uitkomst: een afgeschermd dashboard en een dagmail in clubstijl met alleen wat er veranderde.
Sinds 20 september 2026 elke ochtend: hoe de prijzen zich ontwikkelen, waar kortingen ontstaan, waar een maat uitverkocht raakt, of een actiebanner klopt met de prijzen, en een dossier per namaakaanbieder. Besparing: 1 FTE.
De agents en hoe zelfstandig ze werken
| Agent | Wat hij doet | Systemen | Zelfstandigheid |
|---|---|---|---|
| Prijsradar | Verkent de markt: prijzen, kortingen en voorraad per maat bij 13 aanbieders, naast de clubshop | Officiële verkopers, clubshop | Signaleerder |
| Namaakwacht | Signaleert nieuwe namaakaanbieders en houdt per aanbieder een dossier bij | Marktplaatsen, zoekmachines | Signaleerder |
| Vindbaarheid | Meet elke week hoe de clubshop scoort in Google en bij AI-assistenten | Google, AI-assistenten | Signaleerder |
Alle drie volgen en rapporteren alleen. Ze kopen niets en nemen nooit zelf contact op met verkopers.
Extra apps die we ontwikkelden
Evy: een volledig zelfstandige controller.
Evy is een volledig zelfstandige controller. Ze kan voor elke organisatie in de zakelijke dienstverlening de finance- én business controller zijn: ze houdt de administratie elke dag bij, maakt de cashflowplanning, controleert de facturatie, bewaakt de openstaande posten, doet de controles vóór elke afsluiting en is er altijd voor de vragen en opdrachten van de directie.
Een goede controller is schaars en duur. Veel van zijn tijd gaat op aan bonnen zoeken, betalingen koppelen en tussenrekeningen uitzoeken. Voor de vragen van de directie blijft weinig tijd over.
Evy werkt rechtstreeks in de boekhouding en de bank. Ze boekt, koppelt en controleert zelf, maakt tussenrekeningen op en bereidt de afsluiting voor. De directie stelt haar vragen of geeft een opdracht, in gewone taal.
Evy vervangt de controller en werkt volledig zelfstandig. De maand sluit sneller, afwijkingen komen meteen boven water en de directie heeft op elk moment antwoord, met de cijfers erbij. Besparing: 1–2 FTE.
Wat Evy doet en hoe zelfstandig
| Taak | Wat ze doet | Systemen | Zelfstandigheid |
|---|---|---|---|
| Dagelijkse boekhouding | Boekt inkoopfacturen en bonnen, koppelt betalingen aan facturen en controleert de btw | Boekhouding, bank | Collega |
| Onduidelijke transacties | Zoekt uit wat een onbekende betaling is, vraagt het na bij de juiste collega en boekt hem goed | Bank, mail | Collega |
| Tussenrekeningen | Maakt tussenrekeningen en kruisposten op en specificeert wat er nog openstaat | Grootboek | Collega |
| Cashflowplanning | Maakt en actualiseert de cashflowplanning: verwachte ontvangsten en betalingen per week, met een seintje als het krap wordt | Boekhouding, bank | Collega |
| Facturatie controleren | Controleert elke factuur vóór verzending op bedragen, btw en afspraken, en signaleert wat nog gefactureerd moet worden | Boekhouding, CRM | Collega |
| Openstaande posten | Bewaakt debiteuren en crediteuren, zet herinneringen klaar en zorgt dat betalingen op tijd klaarstaan | Boekhouding, bank, mail | Collega |
| Btw en rapportage | Bereidt de btw-aangifte voor en maakt de maandrapportage voor directie en accountant | Boekhouding | Collega |
| Controles vóór afsluiting | Loopt vóór elke maand- en jaarafsluiting de vaste controles door: aansluitingen, btw, debiteuren, crediteuren en overlopende posten | Grootboek, bank | Collega |
| Business control | Volgt marges, omzet per klant en de uren, en signaleert wat afwijkt van de begroting, met een verklaring erbij | Boekhouding, urenregistratie | Collega |
| Vragen van de directie | Beantwoordt vragen als ‘wat is onze marge deze maand?’ of ‘welke klanten betalen te laat?’, met de cijfers en de bron erbij | Chat, mail | Collega |
| Taken op commando | Voert opdrachten uit, zoals ‘zet het betaalbestand voor vrijdag klaar’ of ‘stuur de herinneringen’, en meldt wat ze heeft gedaan | Boekhouding, bank, mail | Collega |
Vaste grenzen blijven: Evy voert nooit zelf een betaling uit, zet ze alleen klaar, en wijzigt nooit leveranciersgegevens. Alles wat ze doet, staat in het logboek.
Extra apps die we ontwikkelden
CLUBCase 04 · Bouw & renovatie
Hamerclub: een bouwplaats die zichzelf regelt.
Hamerclub is een bouw- en renovatiebedrijf met vakmensen uit verschillende landen. Wij bouwden een agent met eigen apps die het werk volledig regelt: hij bewaakt de planning, beantwoordt vragen van de bouwplaats in elke taal en rapporteert.
Bekijk hamerclub.nl ↗Meerdere projecten tegelijk, vakmensen die verschillende talen spreken en vragen die via telefoon en WhatsApp binnenkwamen. De planning liep achter de werkelijkheid aan en uren werden achteraf bij elkaar gezocht.
Een werker-app in vier talen met het bestek, inklokken en vragen per taak. Een beheeromgeving met projecten, planning, tijdlijn, uren en vragen. En een klantportaal. De agent verbindt alles en doet het werk ertussen.
Elke vakman ziet in zijn eigen taal wat hij moet doen en stelt zijn vraag bij de taak. De agent vertaalt, zet vragen door naar de juiste persoon of de klant, bewaakt de planning en rapporteert over de voortgang. Besparing: 1–2 FTE.
Zo ziet het eruit
Wat de agent doet en hoe zelfstandig
| Taak | Wat hij doet | Systemen | Zelfstandigheid |
|---|---|---|---|
| Vragen van de bouwplaats | Vertaalt vragen van vakmensen naar het Nederlands en de antwoorden terug, en zet ze door naar de juiste persoon of naar de klant | Werker-app, beheer | Regisseur |
| Planning bewaken | Houdt planning en tijdlijn per project bij en signaleert wat uitloopt of waar iemand ontbreekt | Planning, tijdlijn | Regisseur |
| Uren | Registreert inklokken en uitklokken per project en zet de uren klaar voor de administratie | Werker-app, uren | Regisseur |
| Bestek en voortgang | Zet het bestek per taak klaar in de taal van de vakman en volgt wat er is afgerond | Werker-app | Regisseur |
| Rapportage | Rapporteert over voortgang, afgeronde taken en open vragen per project | Beheer, mail | Uitvoerder |
| Klantportaal | Houdt de klant op de hoogte en legt vragen voor die alleen de klant kan beantwoorden | Klantportaal | Uitvoerder |
De werker-app leest taken desgewenst voor, zodat ook wie minder goed leest precies weet wat er moet gebeuren.
Extra apps die we ontwikkelden
Begin met een kennismaking.
Vrijblijvend: we brainstormen over wat agents voor jouw bedrijf kunnen doen, desgewenst met een quickscan van je systemen. Gaan we samen verder, dan starten we met een inventarisatie en kijken we samen waar we mee beginnen.
Zes redenen om vandaag te beginnen →info@specialagents.group